¿Quieres tu contabilidad sin papeles?

Si eres de las personas que sueñan con llevar la contabilidad de su empresa sin papeles estás de enhorabuena, nos hemos animado a publicar un listado de aplicaciones que facilitarán llevar al día el trabajo del contable, así como, eliminar el papel.

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Todos sabemos que ha sido el sueño de muchas empresas conseguir acelerar, añadir más rapidez, a este proceso que muchas veces se torna demasiado lento y tedioso debido a la necesidad de buscar los documentos impresos. Y, todos sabemos que, en diversas ocasiones se ha traspapelado más de un papel con el correspondiente problema que ello supone.

Aún queda mucho trabajo por delante para conseguir la erradicación definitiva del papel en la contabilidad, pues muchos consideran que tiene pros y contras, pero aún así muchas oficinas startup, principalmente, se han animado a introducir esta revolución.

Las tecnologías que se han desarrollado nos permitirán, también, frenar el impacto ambiental que generaban las empresas. Una startups sin papeles es una forma de ahorrar dinero y sin contar con el tiempo que se tarda en buscar de documentos en la oficina.

Hemos seleccionado algunas aplicaciones:

  1. Almacenamiento de ficheros, su gestión y uso compartido.

· Google Docs: El servicio, más que consolidado, de gestión gratuito a través de gmail que permite trabajar de forma simultánea con otras personas con el mismo documento u hoja de cálculo.

· Dropbox: Otro sistema de transferencia de archivos gratuito.

· Microsoft Office 365: Ofrece características interactivas de edición de documentos.

· Nitro: Ofrece edición sencilla para PDFs.

  1. Facturación y contabilidad
  • · Square: Acepta pagos a través de tu smartphone. También se pueden enviar los recibos de los clientes en lugar de imprimirlos.
  • ·ZenPayroll: Ofrece una de las maneras más fáciles de pagar a tus empleados.
  • · Bill.com : Automatiza la gestión de facturas, cobros y el dinero en efectivo.
  • · Xero: Nóminas, presupuestos, reclamaciones de gastos e informes financieros completos.
  1. Escaneo y fax
  • ·TurboScan: Permite utilizar tu cámara como un escáner y convierte rápidamente las imágenes capturas a archivos PFD.
  • · eFax.com: Pone directamente los faxes entrantes en tu buzón de email.
  • · Shoeboxed: Es una app para recibir escaneos en la nube.
  • ·Hellofax: Te permite enviar y recibir faxes en cualquier lugar.
  1.  Reuniones y colaboración en equipo
  • · Basecamp: Aplicación que permite colaborar y compartir documentos.
  • ·Hello Sign: Permite compartir plantillas y documentos firmados con tu equipo.
  • ·Eventbrite: Hace que sea fácil organizar un evento de negocios.
  • ·Asana: Une conversaciones y tareas conjuntamente.

¿Te animas a usar algunas de estas aplicaciones?

Finanzas para no financieros: Un paso más allá de la contabilidad

finanzas-no-financierosComúnmente se produce el error de asociar las finanzas únicamente con la contabilidad de una organización. Sin embargo, las finanzas son mucho más que números y su dominio es esencial para el buen funcionamiento de un negocio.

Las cifras de una empresa son la base de la que parten los no financieros para comprender su estado, con sus factores claves y la cantidad de capital necesario para alcanzar sus objetivos a corto y largo plazo.

Con el fin de entender la financiación de su negocio los empresarios se sirven de una serie de herramientas básicas para toda organización entre las que se encuentran el balance, la cuenta de resultados, el flujo de caja, los informes financieros y los documentos tributarios, principalmente.

El balance de un proyecto financiero se suele realizar anualmente ya que sirve para comprender su estado, junto a la ayuda de la cuenta de resultados que determina las ganancias o pérdidas de dicho proyecto. Igualmente el flujo de caja está directamente relacionado con el balance y es un reflejo del dinero que entra y sale de la empresa.

Todos estos datos sirven para tomar decisiones respecto a la dirección que debe seguir un negocio por eso hay que representarlos de la forma más exacta posible.

Lo más aconsejable es ser realistas con la información obtenida a la hora de tomar resoluciones y tener paciencia, especialmente cuando se trata de un negocio que acaba de comenzar su aventura. Una de las técnicas más utilizadas en la toma de decisiones es la creación de posibles escenarios en los que se analiza cómo actuaría el negocio.

Por otro lado, los informes financieros son una documentación muy preciada que puede contener información muy delicada, por lo que hay ser muy cautelosos con su distribución y sus destinatarios. A pesar de que el balance se suele obtener anualmente, para controlar la actuación de una empresa lo mejor es la elaboración interna de informes mensuales. De esta manera se pueden corregir los errores más llamativos a tiempo a la vez que se produce un seguimiento más efectivo de los indicadores y las claves de actuación.

Finalmente, hay que prever de antemano los impuestos y el modo en que van a afectar al negocio. Gracias a toda esta información sobre finanzas para no financieros, es decir, todos aquellos sin experiencia en el campo de las finanzas, pueden desarrollar con éxito un proyecto teniendo  presente que existen diferentes modelos financieros adaptables a diferentes tipos de organizaciones.

El controller de gestión como fuente de información estratégica

El controller de gestión es una figura relevante en organizaciones de todo tipo desde grandes firmas financieras hasta pequeños negocios o incluso organizaciones no lucrativas en las que los informes de contabilidad y finanzas son muy importantes.

stk309067rknEn la actualidad la competitividad en el mercado financiero ha llevado a que el ritmo de las negociaciones sea cada vez más rápido. En consecuencia, esto afecta al cierre de los acuerdos y a la productividad de las empresas que en muchas ocasiones actúan de manera precipitada por miedo a perder una buena oportunidad.

La función del controller de gestión es evitar este tipo de situaciones a través de la planificación y la gestión de los recursos financieros de la compañía. En otras palabras, el controller es el responsable de asegurar que la administración de la empresa se desarrolle de la forma más apropiada de principio a fin. Así la información que recopila permite evaluar la actuación general del negocio con el fin de decidir los cambios que se pueden mejorar o fomentar los elementos que funcionan positivamente y están incrementando sus resultados.

Por lo tanto, las actividades básicas estudiadas por el control de gestión abarcan: el establecimiento de los objetivos y las pautas de acción, la creación y el análisis de los presupuestos, el uso de los recursos, el seguimiento de los resultados, y  la detectación de los errores y su procedente corrección.

En algunos casos se centra más en unas actividades que en otras dependiendo de los intereses de la compañía. La base del trabajo del controller es la información financiera de la empresa partiendo el estudio constante de sus libros. Por esta razón, muchas veces colabora directamente con los auditores externos en la preparación del informe anual de la firma.

Igualmente, es el encargado de supervisar la realización de todos los informes para los reguladores, las agencias gubernamentales y los bancos, lo que implica la supervisión de la contabilidad empresarial y las auditorías internas. Por lo general en la mayoría de los managers ejecutivos solicitan informes regulares a los controllers para tomar las decisiones más apropiadas.

En conclusión, el control de gestión es la herramienta con la que se evalúa la trayectoria de una organización hacia sus objetivos, ya sean a corto o a largo plazo.

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